Công ty 5 người phần lớn chỉ cần Microsoft 365 Business Basic (2.325.000đ/user/năm) nếu làm việc chủ yếu trên trình duyệt và điện thoại, hoặc Business Standard (2.475.000đ/user/năm) khi cần cài Word, Excel, PowerPoint bản desktop. Với 5 người, chênh lệch giữa hai gói chỉ khoảng 750.000đ mỗi năm cho cả nhóm, nên cách tiết kiệm nhất thường là mua hỗn hợp: một vài người dùng Standard, số còn lại dùng Basic.
Nhu cầu thực tế của một công ty 5 người
Ở quy mô 5 người, mỗi đồng chi cho phần mềm đều đáng cân nhắc, nhưng đây cũng là lúc doanh nghiệp cần trông chuyên nghiệp: email theo tên miền riêng, lịch họp chung, kho tài liệu không nằm rải rác trong máy cá nhân. Microsoft 365 giải quyết trọn cả ba việc đó, thay vì ghép nhiều công cụ miễn phí rời rạc.
Trước khi chọn gói, hãy trả lời ba câu:
- Nhân viên có cần cài Office trên máy tính để làm file nặng, dùng offline hay không?
- Công ty đã có email @tencongty.com chưa, hay vẫn dùng Gmail cá nhân?
- Có ai thường xuyên chạy Excel lớn, làm slide trình bày với khách hàng không?
Nếu câu trả lời nghiêng về "chỉ soạn thảo cơ bản, họp online, lưu file đám mây", Basic là đủ. Nếu có người làm chuyên sâu, họ cần Standard.
So sánh Business Basic và Business Standard cho 5 người
| Tiêu chí | Business Basic | Business Standard |
|---|---|---|
| Giá mỗi user/năm | 2.325.000đ | 2.475.000đ |
| Email tên miền riêng (Exchange) | Có | Có |
| Dung lượng hộp thư | 50GB | 50GB |
| OneDrive mỗi người | 1TB | 1TB |
| Word, Excel, PowerPoint bản web | Có | Có |
| Cài Office desktop (Windows, Mac) | Không | Có |
| Họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu nhóm | Có | Có |
| Chi phí năm cho 5 user | 11.625.000đ | 12.375.000đ |
Khác biệt lớn nhất nằm ở dòng "cài Office desktop". Với Basic, nhân viên vẫn mở và chỉnh sửa file Word, Excel, PowerPoint nhưng qua trình duyệt tại office.com. Bản web đủ cho email, ghi chú, bảng tính nhỏ, nhưng thiếu một số tính năng nâng cao và không dùng được khi mất mạng. Muốn cài app trên máy để làm việc mượt, offline, đầy đủ tính năng thì phải là Standard. Bạn có thể xem chi tiết hai gói tại trang Microsoft 365 Business Basic và Microsoft 365 Business Standard.
Ba kịch bản mua cho công ty 5 người
Kịch bản 1: cả 5 người dùng Basic
Phù hợp nhóm dịch vụ, bán hàng, chăm sóc khách qua email và điện thoại, ít khi cần Excel phức tạp. Tổng chi phí 11.625.000đ/năm cho cả công ty, tức chưa tới một triệu đồng mỗi người mỗi tháng để có email chuyên nghiệp, 1TB lưu trữ và họp online. Đây là mức khởi điểm gọn nhẹ nhất.
Kịch bản 2: cả 5 người dùng Standard
Phù hợp công ty làm nhiều tài liệu, hay gửi báo giá, hợp đồng, slide cho khách. Ai cũng có Office cài sẵn trên máy, làm việc đồng bộ. Tổng 12.375.000đ/năm, chỉ nhỉnh hơn phương án toàn Basic 750.000đ nhưng đổi lại toàn đội có app desktop.
Kịch bản 3: mua hỗn hợp (khuyến nghị)
Đây là cách tối ưu nhất cho phần lớn công ty nhỏ. Ví dụ 2 người thường xuyên làm file (kế toán, quản lý, người dựng báo giá) dùng Standard, 3 người còn lại (bán hàng, hỗ trợ) dùng Basic:
- 2 Standard: 2 x 2.475.000đ = 4.950.000đ
- 3 Basic: 3 x 2.325.000đ = 6.975.000đ
- Tổng: 11.925.000đ/năm
Cách này chỉ tốn thêm 300.000đ so với toàn Basic nhưng bảo đảm những người cần Office desktop vẫn có, còn người dùng cơ bản không phải trả tiền thừa. Microsoft 365 cho phép trộn nhiều gói trong cùng một công ty, quản lý chung một chỗ, nên bạn hoàn toàn linh hoạt.
Khi nào công ty 5 người nên cân nhắc Business Premium
Nếu công ty làm trong lĩnh vực nhạy cảm về dữ liệu (kế toán dịch vụ, tư vấn, y tế) hoặc muốn kiểm soát thiết bị nhân viên, bảo vệ trước mã độc và email lừa đảo, thì Microsoft 365 Business Premium có thêm lớp bảo mật và quản trị thiết bị. Không nhất thiết cả 5 người đều cần Premium, bạn có thể chỉ cấp cho chủ doanh nghiệp và người giữ dữ liệu quan trọng. Với công ty 5 người thông thường, Basic hoặc Standard đã đủ dùng.
TND là đối tác Microsoft chính thức
TND là đối tác Microsoft chính thức (Microsoft Partner), cung cấp license Microsoft 365 chính hãng, kích hoạt trực tiếp trên tài khoản doanh nghiệp của bạn và xuất hóa đơn VAT hợp lệ. Toàn bộ gói đều là bản quyền thật, dùng ổn định lâu dài, có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật khi bạn tạo tài khoản, cấp email cho nhân viên và gia hạn hằng năm. Bạn cũng có thể tham khảo thêm giải pháp trọn bộ tại trang Microsoft 365 cho doanh nghiệp.
Chi phí cho 5 người, tính cả hai biến thể
| Phương án | Giá mỗi người mỗi năm | Tổng 5 người mỗi năm |
|---|---|---|
| Business Basic bản No Teams | 2.325.000đ | 11.625.000đ |
| Business Basic bản có Teams | 2.980.000đ | 14.900.000đ |
| Business Standard bản No Teams | 2.475.000đ | 12.375.000đ |
| Business Standard bản có Teams | 3.130.000đ | 15.650.000đ |
| Hỗn hợp: 2 Standard No Teams, 3 Basic No Teams | 11.925.000đ |
Một lưu ý về giá cần đọc kỹ: các gói Business hiện bán song song hai biến thể. Tại TND, Business Basic là 2.325.000đ bản No Teams và 2.980.000đ bản có Teams; Business Standard là 2.475.000đ bản No Teams và 3.130.000đ bản có Teams. Chênh lệch 655.000đ mỗi người mỗi năm. Nếu công ty không dùng Teams, chọn bản No Teams tiết kiệm rõ rệt; nếu có dùng, phải tính theo mức giá cao hơn thay vì lấy con số thấp rồi hụt ngân sách.
Cách chia gói cho công ty nhỏ, thực tế nhất
- Ai cần Word và Excel cài trên máy thì dùng Standard, phần còn lại dùng Basic. Với công ty 5 người, thường chỉ 1 tới 2 người thật sự cần bản cài.
- Đừng mua đồng loạt gói cao cho tất cả chỉ để cho gọn. Chênh lệch với 5 người còn nhỏ, nhưng thói quen này thành tốn thật khi công ty lên 20 người.
- Trả theo năm rẻ hơn trả theo tháng, nhưng theo tháng linh hoạt hơn khi nhân sự biến động. Với công ty 5 người mới lập, theo tháng trong 6 tháng đầu rồi chuyển sang theo năm là hợp lý.
Ba việc cần làm trong tuần đầu
- Xác minh tên miền và trỏ bản ghi thư, kèm ba bản ghi chống giả mạo. Không có chúng, thư của công ty vào hộp rác của khách.
- Bật xác thực hai lớp cho tất cả, làm ngay khi mới 5 người thì dễ hơn nhiều so với khi đã 30 người.
- Đặt quy trình khi nhân viên nghỉ việc ngay từ bây giờ: chặn đăng nhập, đặt lưu giữ, chuyển quyền sở hữu tệp, rồi mới gỡ giấy phép.
Về Business Premium: với 5 người, nó đáng cân nhắc nếu công ty giữ dữ liệu khách hàng nhạy cảm hoặc làm việc với đối tác yêu cầu tiêu chuẩn bảo mật. Nếu không, phần chênh nên dành cho việc khác.
Câu hỏi thường gặp
Công ty 5 người mua Microsoft 365 hết bao nhiêu tiền một năm?
Nếu chọn toàn bộ Business Basic là 11.625.000đ/năm, toàn bộ Standard là 12.375.000đ/năm. Phương án hỗn hợp phổ biến (2 Standard + 3 Basic) khoảng 11.925.000đ/năm. Giá tại TND đã gồm hóa đơn VAT.
Có mua lẻ 3 gói trước, sau bổ sung thêm được không?
Được. Bạn có thể bắt đầu với số user hiện có rồi thêm license khi tuyển thêm người. Mỗi license gắn với một tài khoản email nên việc mở rộng rất linh hoạt.
Nhân viên dùng Basic có gửi nhận email tên miền công ty không?
Có. Cả Basic và Standard đều có email chạy trên Exchange với tên miền riêng, hộp thư 50GB. Khác biệt duy nhất là Basic không cài được Office trên máy tính.
Có cần mua thêm phần mềm diệt virus không?
Không bắt buộc với Basic và Standard. Nếu cần bảo vệ nâng cao và quản lý thiết bị tập trung, bạn nâng một vài user lên Business Premium thay vì mua rời.
Bài viết liên quan
- Microsoft 365 Business Basic 1 user/năm
- Microsoft 365 Business Standard 1 user/năm
- Microsoft 365 Business Premium 1 user/năm
- Giải pháp Microsoft 365 cho doanh nghiệp
Cần tư vấn chọn đúng gói cho công ty của bạn?
Nhắn tin cho TND qua Messenger để được tính toán ngân sách theo đúng số người, hoặc xem trực tiếp các gói Microsoft 365 cho doanh nghiệp. Giá tại TND đã gồm hóa đơn VAT, xuất hóa đơn đầy đủ cho doanh nghiệp.
