Điểm khó của công ty xây dựng không phải công cụ mà là khối lượng ảnh hiện trường và bản vẽ sinh ra mỗi ngày từ nhiều công trình cùng lúc. Nếu không có quy ước lưu trữ ngay từ đầu, sau một năm sẽ không ai tìm được biên bản nghiệm thu của công trình nào nữa.
- Ảnh hiện trường là nguồn ngốn dung lượng lớn nhất
- Bố trí thư mục theo công trình rồi tới hạng mục rồi tới giai đoạn
- Bản vẽ CAD nên giữ định dạng gốc, đám mây chỉ để lưu và chia sẻ
- Hồ sơ nghiệm thu cần bản sao lưu độc lập vì có giá trị pháp lý
Ảnh hiện trường, thứ ngốn dung lượng nhất
Mỗi ngày mỗi công trình có thể sinh ra hàng trăm ảnh từ điện thoại kỹ thuật. Nhân với số công trình đang chạy và số tháng thi công, con số lớn hơn nhiều so với dự tính ban đầu.
Cách xử lý hợp lý: ảnh của công trình đang thi công để trên bộ nhớ dùng chung, công trình đã bàn giao chuyển sang lưu trữ dài hạn. Riêng ảnh phục vụ nghiệm thu và quyết toán phải giữ nguyên chất lượng gốc vì có giá trị chứng minh.
Cấu trúc thư mục nên theo công trình
Thứ tự hợp lý: công trình, rồi hạng mục, rồi giai đoạn. Trong mỗi giai đoạn tách rõ bản vẽ, biên bản, ảnh, hồ sơ vật tư. Đặt tên file kèm ngày tháng theo dạng năm-tháng-ngày để sắp xếp tự đúng thứ tự.
Quy ước này nghe hiển nhiên nhưng phải chốt trước khi có công trình thứ ba, sau đó sửa rất khó.
Bản vẽ và vấn đề định dạng
Đám mây phù hợp để lưu và chia sẻ bản vẽ, nhưng việc chỉnh sửa vẫn nên làm bằng phần mềm chuyên dụng trên máy. Khi gửi cho chủ đầu tư hoặc tư vấn giám sát, nên kèm bản PDF để bên nhận mở được mà không cần phần mềm, đồng thời giữ file gốc cho nội bộ.
Hồ sơ có giá trị pháp lý cần sao lưu riêng
Biên bản nghiệm thu, hồ sơ hoàn công, nhật ký công trình là thứ có thể phải xuất trình nhiều năm sau. Chỉ để một bản trên đám mây là rủi ro. Nên có bản sao độc lập, tách khỏi tài khoản đang dùng hằng ngày.
Câu hỏi thường gặp
Công ty xây dựng nên bố trí thư mục thế nào?
Theo thứ tự công trình, hạng mục, giai đoạn. Trong mỗi giai đoạn tách riêng bản vẽ, biên bản, ảnh và hồ sơ vật tư, đặt tên file kèm ngày theo dạng năm-tháng-ngày.
Ảnh hiện trường nhiều quá thì xử lý sao?
Ảnh công trình đang thi công để trên bộ nhớ dùng chung, công trình đã bàn giao chuyển sang lưu trữ dài hạn. Riêng ảnh phục vụ nghiệm thu phải giữ chất lượng gốc.
Bản vẽ CAD có chỉnh sửa trực tiếp trên đám mây được không?
Không nên. Đám mây phù hợp để lưu và chia sẻ, việc chỉnh sửa vẫn nên làm bằng phần mềm chuyên dụng trên máy.
Cần dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ công trình trên Workspace? TND xuất hóa đơn VAT điện tử, hỗ trợ chuyển đổi và cấu hình tên miền bằng tiếng Việt.
Xem gói và báo giáTư vấn qua Zalo
