Để mua Adobe Creative Cloud cho công ty, bạn đăng ký gói Creative Cloud All Apps for Teams theo số ghi danh (ghế), mỗi ghế dùng cho một nhân viên trong 12 tháng, giá tại TND là 33.500.000đ mỗi người mỗi năm cho gói All Apps, hoặc 13.500.000đ nếu chỉ cần một ứng dụng lẻ. Việc quản lý cấp phát và thu hồi ghế được thực hiện tập trung trong Adobe Admin Console, và gia hạn là gia hạn theo đúng chu kỳ năm của hợp đồng. Bài viết này đi qua toàn bộ quy trình từ lúc đặt mua, phân bổ ghế cho nhân viên, cho tới lúc gia hạn và điều chỉnh số lượng.
Adobe Creative Cloud for Teams là gì và khác gì bản cá nhân
Adobe bán Creative Cloud theo hai nhóm chính: bản cá nhân (Individual) và bản cho tổ chức (Teams, Enterprise). Với một công ty có từ hai nhân viên thiết kế trở lên, bản Creative Cloud All Apps for Teams là lựa chọn chuẩn vì đi kèm bảng điều khiển quản trị tập trung, cho phép công ty đứng tên sở hữu giấy phép thay vì gắn vào email cá nhân của từng người.
Điểm khác biệt lớn nhất nằm ở quyền quản trị. Với bản Teams, khi một nhân viên nghỉ việc, quản trị viên chỉ cần thu hồi ghế và gán lại cho người mới, dữ liệu và giấy phép không bị mất theo người cũ. Bản cá nhân thì giấy phép dính chặt vào tài khoản Adobe của nhân viên, rất khó bàn giao. Ngoài ra bản Teams gồm 100GB lưu trữ đám mây cho mỗi người, kho font, Adobe Express và các dịch vụ cộng tác.
Chuẩn bị trước khi mua
Trước khi đặt mua, công ty nên xác định rõ ba thứ. Thứ nhất là số ghế thực sự cần, tính theo số người dùng đồng thời chứ không phải số máy. Thứ hai là email quản trị, nên dùng một email công ty dạng [email protected] để đứng tên Admin Console, tránh dùng email cá nhân. Thứ ba là thông tin xuất hóa đơn (tên công ty, mã số thuế, địa chỉ) để hóa đơn VAT khớp với hồ sơ kế toán.
Nếu công ty chỉ cần một hoặc hai ứng dụng cụ thể như Photoshop hay Premiere Pro, bạn có thể cân nhắc gói ứng dụng lẻ cho Teams thay vì All Apps để tiết kiệm, ví dụ Premiere Pro for Teams hoặc Photoshop for Teams. Khi nhu cầu dùng từ ba ứng dụng trở lên thì All Apps thường có lợi hơn về giá trên đầu người.
Quy trình mua và cấp phát ghế qua Admin Console
Bước 1: Đặt mua số ghế
Bạn liên hệ nơi cung cấp để đặt số ghế Creative Cloud All Apps for Teams. Sau khi thanh toán, tài khoản email quản trị của công ty sẽ được thêm vào một tổ chức (organization) trên Adobe Admin Console và nhận được số ghế tương ứng.
Bước 2: Đăng nhập Admin Console
Quản trị viên đăng nhập vào Adobe Admin Console bằng email công ty. Tại đây bạn thấy toàn bộ sản phẩm đã mua, số ghế còn trống và số ghế đã cấp.
Bước 3: Thêm người dùng và gán ghế
Trong mục Users, bạn thêm email của từng nhân viên rồi gán sản phẩm Creative Cloud All Apps cho họ. Nhân viên nhận email mời, đăng nhập bằng Adobe ID (hoặc tài khoản do công ty tạo) và tải bộ cài Creative Cloud về máy. Mỗi người có thể cài trên tối đa hai máy nhưng chỉ đăng nhập dùng trên một máy tại một thời điểm.
Bước 4: Bàn giao khi có thay đổi nhân sự
Khi nhân viên nghỉ, quản trị viên vào Users, gỡ ghế khỏi người cũ và gán cho người mới. Ghế được tái sử dụng ngay, không phát sinh chi phí mua thêm nếu tổng số ghế không đổi.
Gia hạn Adobe Creative Cloud theo năm
Gói Teams có chu kỳ 12 tháng. Khoảng 30 ngày trước ngày hết hạn, bạn nên rà lại số ghế đang dùng để quyết định gia hạn nguyên trạng, tăng thêm hay giảm bớt ghế. Việc gia hạn nên thực hiện trước ngày hết hạn để tránh gián đoạn: nếu để quá hạn, các ứng dụng sẽ chuyển sang chế độ hạn chế và nhân viên không mở được file đang làm.
Trong năm, nếu công ty tuyển thêm người, bạn có thể mua bổ sung ghế bất cứ lúc nào; ghế mua giữa kỳ thường được tính theo thời gian còn lại của chu kỳ để mọi ghế cùng đáo hạn một ngày, giúp kế toán dễ theo dõi. Ngược lại, việc giảm ghế thường chỉ áp dụng vào đợt gia hạn năm tiếp theo.
| Tình huống | Cách xử lý | Chi phí phát sinh |
|---|---|---|
| Nhân viên nghỉ việc | Thu hồi ghế, gán cho người mới | Không |
| Tuyển thêm người giữa kỳ | Mua bổ sung ghế, tính theo thời gian còn lại | Theo tỷ lệ ngày còn lại |
| Giảm số ghế | Điều chỉnh khi gia hạn năm mới | Không |
| Hết hạn chưa gia hạn | App chuyển chế độ hạn chế | Gia hạn lại để khôi phục |
Hóa đơn VAT và tính hợp lệ chi phí
Với doanh nghiệp, phần mềm bản quyền là chi phí được hạch toán, nên hóa đơn VAT hợp lệ rất quan trọng. TND là đối tác Adobe chính thức (Adobe Partner), cung cấp Creative Cloud for Teams chính hãng, kích hoạt trực tiếp vào tổ chức của công ty trên Admin Console và xuất hóa đơn VAT đầy đủ theo thông tin doanh nghiệp. Nhờ vậy công ty vừa dùng phần mềm hợp pháp, vừa đưa được chi phí vào sổ sách một cách minh bạch.
Bạn cũng nên lưu lại email xác nhận đơn hàng, thông tin tổ chức trên Admin Console và hóa đơn để phục vụ đối chiếu khi quyết toán hoặc khi có đợt rà soát bản quyền phần mềm.
So sánh chi phí All Apps và ứng dụng lẻ
Nhiều công ty phân vân giữa việc mua trọn bộ All Apps hay chỉ mua ứng dụng lẻ cho từng người. Cách tính đơn giản là dựa trên số ứng dụng mỗi nhân viên thực sự dùng. Nếu một biên tập viên chỉ dùng Premiere Pro và After Effects, mua hai gói lẻ có thể vẫn rẻ hơn All Apps. Nhưng nếu người đó còn cần Photoshop để xử lý ảnh, Audition để làm âm thanh và Media Encoder để xuất video, thì trọn bộ All Apps gần như luôn có lợi hơn về giá trên đầu người, chưa kể sự tiện lợi khi không phải quản lý nhiều loại giấy phép khác nhau.
Một mẹo thực tế cho công ty có đội thiết kế đa dạng: gán All Apps cho nhóm làm nhiều đầu việc (dựng phim, thiết kế tổng hợp), và dùng gói lẻ như Photoshop for Teams cho những vị trí chỉ đụng tới một phần mềm. Cách phân bổ linh hoạt này giúp tối ưu chi phí mà vẫn bảo đảm ai cần công cụ gì đều có bản quyền đầy đủ.
Lưu ý khi triển khai cho đội thiết kế
Sau khi mua và gán ghế, hãy hướng dẫn nhân viên đăng nhập đúng tài khoản được công ty cấp, không dùng lẫn với tài khoản Adobe cá nhân, để tránh nhầm lẫn về nơi lưu file và tình trạng giấy phép. Mỗi người nên bật đồng bộ đám mây để tận dụng 100GB lưu trữ đi kèm và giữ bản sao dự án an toàn. Với các máy cấu hình yếu, nên nhắc nhân viên đóng bớt ứng dụng nền khi chạy các phần mềm nặng như Premiere Pro hay After Effects.
Về quản trị, quản trị viên nên định kỳ vào Admin Console rà lại danh sách ghế đang dùng, phát hiện ghế trống do nhân sự đã nghỉ để thu hồi và gán lại, tránh mua thừa vào kỳ gia hạn. Việc duy trì một email quản trị ổn định và có người dự phòng nắm quyền cũng quan trọng, để công ty không mất kiểm soát tổ chức khi người phụ trách IT thay đổi.
So sánh chi phí bằng giá thật
| Phương án | Giá tại TND, một người một năm | Khi nào chọn |
|---|---|---|
| Một ứng dụng lẻ bản Teams | 13.500.000đ | Nhân viên chỉ dùng đúng một phần mềm |
| Hai ứng dụng lẻ | 27.000.000đ | Vẫn rẻ hơn trọn bộ, nhưng khoảng cách đã hẹp |
| All Apps for Teams | 33.500.000đ | Từ ba ứng dụng trở lên, hoặc nhân viên hay phải đổi việc |
| Acrobat Pro for Teams | 8.210.000đ | Chỉ cần xử lý PDF, không cần bộ sáng tạo |
Cách tính đúng cho một đội thiết kế hỗn hợp: đếm theo từng người chứ đừng mua một loại cho cả đội. Ví dụ đội 5 người gồm 2 người dựng phim và thiết kế nhiều app, 2 người chỉ chỉnh ảnh, 1 người làm tài liệu. Phương án hợp lý: 2 ghế All Apps, 2 ghế Photoshop, 1 ghế Acrobat, tổng khoảng 102 triệu, thay vì 5 ghế All Apps hết 167 triệu. Chênh 65 triệu một năm.
Thời điểm gia hạn và điều chỉnh số ghế
- Thêm ghế giữa kỳ: làm được bất cứ lúc nào, Adobe tính tiền theo phần thời gian còn lại của chu kỳ và ngày hết hạn của ghế mới trùng với ngày của hợp đồng hiện có. Đây là thiết kế cố ý để mọi ghế cùng ngày gia hạn.
- Giảm số ghế: chỉ làm được ở kỳ gia hạn, hoặc trong cửa sổ cho phép ngay sau khi mua. Vì thế đừng mua dư "cho chắc", mua thiếu rồi thêm dễ hơn nhiều so với mua thừa rồi bớt.
- Trước ngày gia hạn 30 ngày: rà lại danh sách người dùng, tắt tự động gia hạn cho ghế không còn cần, và chốt số lượng cho kỳ mới. Đặt lịch nhắc, vì gia hạn tự động diễn ra âm thầm.
Ba việc kỹ thuật nên làm khi triển khai cho đội thiết kế
- Dựng gói cài đặt sẵn. Trong Admin Console, mục Packages, tạo gói chứa đúng các ứng dụng cần, rồi phát cho máy nhân viên. Cách này bỏ được bước từng người tự tải vài chục gigabyte và tự chọn nhầm phiên bản.
- Quyết định trước về phiên bản. Bản mới nhất không phải lúc nào cũng tốt nhất: tệp lưu bằng bản mới thường không mở được bằng bản cũ, nên nếu công ty làm việc với đối tác bên ngoài thì thống nhất một phiên bản chung. Trong gói cài đặt chọn được phiên bản cụ thể.
- Tính đường truyền và ổ đĩa. Bộ trọn All Apps chiếm khoảng 30 tới 40 GB mỗi máy. Cài đồng loạt cho mười máy qua đường truyền văn phòng là nghẽn cả ngày. Tải gói một lần về ổ mạng chung rồi cài từ đó.
Câu hỏi thường gặp
Adobe Creative Cloud for Teams giá bao nhiêu một năm?
Gói Creative Cloud All Apps for Teams có giá khoảng 33.500.000đ cho mỗi user một năm, đã gồm hóa đơn VAT khi mua tại TND. Nếu chỉ cần một ứng dụng lẻ như Photoshop hoặc Premiere Pro thì giá thấp hơn.
Mua bản Teams có cần email công ty riêng không?
Nên dùng một email công ty để đứng tên quản trị Admin Console, ví dụ [email protected]. Cách này giúp công ty sở hữu giấy phép và dễ bàn giao khi nhân sự thay đổi.
Khi nhân viên nghỉ việc thì xử lý ghế thế nào?
Quản trị viên vào Admin Console, thu hồi ghế của người cũ và gán lại cho người mới. Ghế được tái sử dụng ngay mà không phát sinh chi phí nếu tổng số ghế không đổi.
Có thể mua thêm ghế giữa chu kỳ năm không?
Có. Bạn mua bổ sung ghế bất cứ lúc nào và phần ghế mới thường được tính theo thời gian còn lại của chu kỳ để mọi ghế cùng đáo hạn một ngày.
Nếu để hết hạn mới gia hạn thì có mất dữ liệu không?
File của bạn không bị xóa, nhưng khi quá hạn các ứng dụng chuyển sang chế độ hạn chế và bạn cần gia hạn lại để mở khóa. Nên gia hạn trước ngày hết hạn để tránh gián đoạn công việc.
Cần mua hoặc gia hạn Adobe Creative Cloud cho công ty?
TND là đối tác Adobe chính thức, cấp phép Creative Cloud for Teams chính hãng, hỗ trợ thiết lập Admin Console và gia hạn theo năm. Giá tại TND đã gồm hóa đơn VAT hợp lệ.
Xem Adobe Creative Cloud for Teams Nhắn tin tư vấn qua Messenger
