Quản trị viên Google Workspace thực hiện mọi thao tác thêm, xóa và quản lý user tại Admin Console (admin.google.com) bằng tài khoản có quyền quản trị. Từ đây bạn tạo email cho nhân viên mới, đặt lại mật khẩu, tạm khóa hoặc thu hồi tài khoản khi có người nghỉ việc, và giữ lại dữ liệu quan trọng. Bài viết đi qua các thao tác thường dùng nhất và cách xử lý an toàn khi nhân sự thay đổi để không mất email và tài liệu công việc.
Vào Admin Console và phân quyền quản trị
Mọi việc quản lý user diễn ra trong Google Admin Console tại admin.google.com. Chỉ tài khoản có vai trò quản trị mới truy cập được. Một công ty nên có ít nhất hai người nắm quyền quản trị để tránh tình huống mất quyền khi người duy nhất giữ tài khoản nghỉ việc hoặc quên mật khẩu. Bạn có thể gán các mức quyền khác nhau, ví dụ quản trị toàn phần hoặc chỉ quản trị người dùng, tùy vai trò trong công ty.
Thêm user mới và cấp email
Khi có nhân viên mới, vào mục Users trong Admin Console, chọn thêm người dùng, nhập họ tên và tên đăng nhập để tạo địa chỉ email dạng [email protected]. Hệ thống cho phép đặt mật khẩu tạm và yêu cầu người dùng đổi mật khẩu ở lần đăng nhập đầu. Sau khi tạo, tài khoản có ngay Gmail, Drive, Calendar và các dịch vụ theo gói.
Nếu thêm nhiều người cùng lúc, bạn có thể nhập danh sách hàng loạt bằng file để tiết kiệm thời gian. Lưu ý mỗi user là một giấy phép, nên số user không vượt quá số license đã mua; khi cần thêm chỗ, bạn mua bổ sung license trước.
Đặt lại mật khẩu và hỗ trợ đăng nhập
Nhân viên quên mật khẩu là việc thường gặp. Trong mục Users, chọn người dùng và đặt lại mật khẩu, sau đó gửi mật khẩu tạm cho họ qua kênh an toàn và bật yêu cầu đổi mật khẩu ở lần đăng nhập kế tiếp. Với công ty coi trọng bảo mật, nên bật xác minh hai bước cho toàn tổ chức để tài khoản không bị chiếm dụng ngay cả khi lộ mật khẩu.
Xử lý khi nhân viên nghỉ việc
Đây là phần quan trọng nhất vì làm sai dễ mất dữ liệu hoặc để lộ thông tin. Đừng vội xóa tài khoản. Quy trình an toàn gồm các bước sau.
| Bước | Việc cần làm | Mục đích |
|---|---|---|
| 1 | Đổi mật khẩu và đăng xuất tất cả phiên | Cắt truy cập ngay lập tức |
| 2 | Bật tự động chuyển tiếp email tới người tiếp nhận | Không bỏ lỡ email khách gửi |
| 3 | Chuyển quyền sở hữu file Drive quan trọng | Giữ lại tài liệu công việc |
| 4 | Tạm ngưng (suspend) tài khoản | Giữ dữ liệu, ngừng tính phí tạm thời |
| 5 | Xóa hoặc chuyển license sau khi đã sao lưu | Thu hồi giấy phép cho người mới |
Việc tạm ngưng trước khi xóa giúp bạn có thời gian lấy hết dữ liệu. Khi đã chắc chắn không còn gì cần giữ, bạn xóa tài khoản để giải phóng license, hoặc đổi tên tài khoản để bàn giao cho người kế nhiệm. Google cũng có công cụ chuyển dữ liệu để dời email và file của người cũ sang tài khoản người mới.
Tạo nhóm và tổ chức theo phòng ban
Ngoài quản lý từng user, admin nên dùng nhóm (group) và đơn vị tổ chức (organizational unit) để quản lý theo phòng ban. Nhóm giúp gửi email tới cả phòng bằng một địa chỉ chung như [email protected]. Đơn vị tổ chức cho phép áp chính sách khác nhau cho từng bộ phận, ví dụ chỉ phòng kế toán mới được bật một số tính năng. Cách sắp xếp này giúp công ty lớn dần vẫn quản lý gọn gàng.
Quản lý license và gia hạn
Số user gắn với số license. Khi công ty tuyển thêm người mà không còn license trống, bạn cần mua bổ sung trước khi tạo user. Trước kỳ gia hạn, admin nên rà lại danh sách user để loại các tài khoản không còn dùng, tránh trả tiền cho ghế trống. TND là đối tác Google, hỗ trợ công ty cấp phép Google Workspace chính hãng, thêm bớt user và gia hạn theo nhu cầu, xuất hóa đơn VAT đầy đủ.
Bảo mật tài khoản cho toàn tổ chức
Ngoài việc quản lý user, admin còn chịu trách nhiệm giữ an toàn cho toàn bộ tài khoản. Việc nên làm đầu tiên là bật xác minh hai bước bắt buộc cho cả tổ chức, để ngay cả khi một mật khẩu bị lộ thì kẻ xấu vẫn không đăng nhập được nếu thiếu mã xác minh. Với các vị trí quan trọng như giám đốc, kế toán, nên yêu cầu phương thức xác minh mạnh hơn.
Admin cũng nên đặt chính sách mật khẩu tối thiểu, theo dõi hoạt động đăng nhập bất thường trong Admin Console, và giới hạn quyền chia sẻ file ra ngoài tổ chức nếu công ty làm việc với dữ liệu nhạy cảm. Khi có dấu hiệu tài khoản bị xâm nhập, admin có thể đăng xuất tất cả phiên và buộc đổi mật khẩu ngay từ bảng điều khiển, cắt truy cập của kẻ xấu trong vài giây.
Sao lưu dữ liệu trước khi xóa tài khoản
Một sai lầm hay gặp là xóa vội tài khoản nhân viên nghỉ việc rồi mới nhận ra còn email khách hàng hoặc file dự án chưa lấy. Để tránh, quy trình chuẩn là luôn sao lưu trước khi xóa. Google có công cụ xuất dữ liệu cho phép tải toàn bộ email, Drive, Calendar của một user về dưới dạng file lưu trữ. Ngoài ra, công cụ chuyển dữ liệu giúp dời email và file của người cũ sang tài khoản người kế nhiệm một cách gọn gàng.
Chỉ sau khi đã xác nhận dữ liệu quan trọng đã được giữ lại hoặc bàn giao, admin mới nên xóa tài khoản để giải phóng license. Với những tài khoản cần giữ lâu để tra cứu, phương án tạm ngưng (suspend) là lựa chọn an toàn, vì dữ liệu được bảo toàn và bạn có thể mở lại bất cứ lúc nào khi cần.
Vài thói quen giúp quản trị nhẹ nhàng hơn
Quản lý user sẽ đỡ vất vả nếu admin xây dựng vài quy trình chuẩn ngay từ đầu. Nên có một mẫu tạo tài khoản thống nhất về cách đặt tên email, nhóm phòng ban và quyền mặc định, để mỗi lần thêm người mới chỉ việc làm theo. Nên lập sẵn danh sách kiểm tra cho tình huống nhân viên nghỉ việc, gồm các bước đổi mật khẩu, chuyển tiếp email, bàn giao file và tạm ngưng, để không bỏ sót bước nào trong lúc bận.
Định kỳ hằng quý, admin nên rà soát toàn bộ danh sách user, đối chiếu với nhân sự thực tế, loại các tài khoản không còn dùng và kiểm tra quyền quản trị có đang đúng người hay không. Thói quen rà soát này vừa giúp tiết kiệm license trước kỳ gia hạn, vừa giảm rủi ro bảo mật từ những tài khoản bị bỏ quên. Khi cần, bạn có thể nhờ nơi cung cấp dịch vụ hỗ trợ thiết lập cấu trúc tổ chức và chính sách ban đầu cho gọn.
Quy trình nhân viên nghỉ việc, thứ tự chuẩn
Làm sai thứ tự là mất dữ liệu hoặc để hở thông tin. Thứ tự đúng:
| Bước | Việc làm | Vì sao ở vị trí này |
|---|---|---|
| 1 | Đặt lại mật khẩu và đăng xuất mọi phiên của người đó | Cắt truy cập ngay lập tức, trước mọi việc khác. Trong Admin Console, mở người dùng, chọn Reset password và Sign out user |
| 2 | Bật chuyển tiếp thư sang người tiếp nhận | Thư của khách hàng gửi tới vẫn được xử lý, không rơi vào khoảng trống |
| 3 | Chuyển quyền sở hữu tệp trên Drive | Tệp thuộc về cá nhân sẽ biến mất khi xóa tài khoản. Trong Admin Console có công cụ chuyển toàn bộ tệp sang người khác |
| 4 | Tải dữ liệu về lưu trữ nếu cần | Dùng công cụ xuất dữ liệu của Google, giữ bản sao cho hồ sơ công ty |
| 5 | Chuyển sang tài khoản lưu trữ hoặc xóa | Tài khoản lưu trữ giữ được dữ liệu và địa chỉ nhưng vẫn tính vào công thức dung lượng. Xóa hẳn thì giải phóng giấy phép |
Điểm quan trọng nhất là bước ba. Tệp trong Drive cá nhân thuộc về người tạo, không thuộc về công ty. Xóa tài khoản trước khi chuyển quyền sở hữu là mất tệp, và Google giữ lại một khoảng thời gian ngắn để khôi phục chứ không giữ mãi.
Cách phòng từ gốc: đưa tệp công việc vào bộ nhớ dùng chung ngay từ đầu. Tệp ở đó thuộc về công ty, nhân viên nghỉ việc không kéo theo rủi ro nào. Bộ nhớ dùng chung có từ gói Business Standard trở lên.
Thêm nhiều người cùng lúc bằng tệp CSV
Admin Console, mục Users, Bulk update users, tải tệp mẫu về rồi điền. Các cột bắt buộc:
First Name,Last Name,Email Address,Password,Org Unit Path An,Nguyen Van,[email protected],MatKhauTam123!,/Kinh doanh Binh,Tran Thi,[email protected],MatKhauTam456!,/Ke toan
Ba lưu ý: mật khẩu tối thiểu 8 ký tự, đường dẫn đơn vị tổ chức phải tồn tại trước, và mỗi người là một giấy phép nên phải mua đủ trước khi nhập. Sau khi nhập, bật yêu cầu đổi mật khẩu ở lần đăng nhập đầu.
Bốn thiết lập bảo mật nên bật cho cả tổ chức
- Xác minh hai bước bắt buộc. Admin Console, Security, Authentication, 2-step verification. Cách triển khai đúng: bật ở chế độ tùy chọn, cho nhân viên đăng ký trong hai tuần, rồi mới chuyển sang bắt buộc. Bật bắt buộc ngay lập tức là khóa cửa nhốt chính nhân viên.
- Ít nhất hai tài khoản quản trị. Một người giữ quyền duy nhất mà nghỉ việc hoặc quên mật khẩu là cả công ty mất quyền quản trị.
- Giới hạn ứng dụng bên thứ ba truy cập dữ liệu. Mục Security, API controls. Mặc định nhân viên tự cấp quyền cho ứng dụng ngoài đọc thư và tệp của họ.
- Xem nhật ký đăng nhập định kỳ. Mục Reporting, Audit and investigation, Login events. Lọc theo đăng nhập thất bại và theo địa chỉ IP lạ.
Câu hỏi thường gặp
Thêm user Google Workspace ở đâu?
Bạn vào Admin Console tại admin.google.com bằng tài khoản quản trị, mở mục Users và chọn thêm người dùng. Sau khi nhập họ tên và tên đăng nhập, hệ thống tạo email và các dịch vụ cho user đó.
Nhân viên nghỉ việc thì xóa tài khoản luôn được không?
Không nên xóa ngay. Hãy đổi mật khẩu, bật chuyển tiếp email, chuyển quyền sở hữu file Drive rồi tạm ngưng tài khoản. Chỉ xóa sau khi đã sao lưu hết dữ liệu để tránh mất email và tài liệu.
Làm sao đặt lại mật khẩu cho nhân viên?
Trong mục Users của Admin Console, chọn người dùng và đặt lại mật khẩu, gửi mật khẩu tạm qua kênh an toàn và bật yêu cầu đổi mật khẩu ở lần đăng nhập kế tiếp.
Có cần nhiều người làm quản trị không?
Nên có ít nhất hai tài khoản quản trị để tránh mất quyền khi người duy nhất giữ tài khoản nghỉ việc hoặc quên mật khẩu.
Thêm user có tốn thêm chi phí không?
Mỗi user tương ứng một license. Khi hết license trống, bạn cần mua bổ sung trước khi tạo user mới. Trước gia hạn nên rà loại các tài khoản không dùng để tiết kiệm.
Cần hỗ trợ quản trị Google Workspace cho công ty?
TND là đối tác Google, cấp phép Google Workspace chính hãng, hỗ trợ thêm bớt user và gia hạn theo nhu cầu. Giá tại TND đã gồm hóa đơn VAT hợp lệ.
Xem Google Workspace Business Standard Nhắn tin tư vấn qua Messenger
